Cara Membuat Mail Merge di Microsoft Word & Excel [Mudah]

Cara membuat mail merge kamu semua wajib bisa karena mail marge merupakan cara kirim surat dengan isi yang sama secara cepat dan otomatis kepada banyak orang sekaligus.

Jenis surat Mail Marge biasanya surat undangan, surat tagihan, atau bisa juga surat promosi dengan cara mengirim ke banyak orang tanpa harus memakan banyak waktu untuk proses pengiriman surat.

Membuat mail marge bisa pada microsoft word atau microsoft excel. Untuk lebih jelasnya bisa kamu pelajari cara mudah membuat mail marge di bawah ini. Silahkan pelajari materi nya sampai akhir.

Tentang Mail Marge

Fitur Mail Marge berfungsi untuk membuat surat atau dokumen dalam jumlah yang banyak dengan menggunakan format yang sama untuk di bagikan ke pada banyak orang secara cepat.

Adanya mail marge tentunya sangat menguntungkan apalagi pada lembaga yang memiliki tugas surat menyurat atau kirim dokumen dengan jenis sama kepada karyawan nya akan lebih menghemat waktu dalam prosesnya.

Setidaknya ada 2 dokumen membuat mail marge yaitu main dokumen dan dokumen data. Main dokumen dokumen utama yang berisi naskah, sedang dokumen data berisi informasi data pendukung seperti penerima, dan lainnya.

Cara Membuat Mail Marge Di Word

Untuk kamu yang akan membuat mail marge di word bukan hal yang sulit, kamu bisa ikuti langkah – langkah dibawah ini. Dan berikut ini langkah – langkah membuat mail marge.

• Buka komputer atau Laptop kamu
• Lalu masuk menu Mail marge di Word dengan klik menu Mailings lalu pilih Strart Mail Marge
• Selanjutnya tentukan format dokumen dengan memilih jenis surat, amplop, atau label dan klik salah satunya
• Selanjutnya kamu buat Naskah Dokumen Worksheet/ Sebuah surat undangan atau lain sebagainya
• Setelah dokumen selesai dibuat selanjutnya pilih penerima dokumen dengan klik Mailings >>Select Recipients
• Kamu bisa buat format data penerima dengan file Excel, Outlook Contact List, atau text files dengan klik Use an Existing List. Untuk membuat data source maka yang kamu klik adalah Create a New List
• Lalu Gabungkan sumber data dan naskah dokumen. Jika sudah memiliki Data source nya tinggal klik Use an Existing List lalu pilih file excel yang sesuai, lalu klik Open
• Kamu akan masuk ke menu Open Workbook. Selanjutnya kamu klik menu drop down open document in workbook lalu klik Cell Range pada file excel yang di gunakan
• Tulis cell range dipisahkan dengan simbol (:) artinya sampai seperti contoh di excel B1 : B23 jadi B1 sampai B23 dan klik Ok
• Selanjutnya atur tata letak data dan naskah. dengan cara letakan kursor di bagian yang akan di atur posisi dan klik menu Insert Marge Field. Hal ini bertujuan agar isi data otomatis seperti Nama
• Jika semua sudah terisi maka kamu bisa cek dengan klik Preview Results
• Terakhir simpan file mail marge dengan klik Finish & Marge

Cara Membuat Mail Marge Data di Excel

Selanjutnya cara membuat mail marge di excel tentu saja bisa kamu lakukan, hanya memang antara word dan excel dalam hal membuat mail marge saling berkesinambungan. Dan berikut ini cara membuat mail marge di excel.

• Pertama tama buka Excel di Laptop/ PC kamu
• Silahkan buat dokumen excel dengan membuat data seperti Identitas diri mulai dari Nama, Alamat, Nomor HP, email, dan lain sebagainya dibuat menjadi tabel
• Jika tabel data sudah jadi silahkan buka Word dan buat dokumen baru. Lalu klik Mailings ~ Klik Start Mail Marge ~ Klik e-Mail Massages (Atau klik Latters kalau bukan di kirim lewat email)
• Selanjutnya pilih Select Recipients ~ Use an Existing List lalu klik file excel yang tadi dan klik OK
• Lalu buat variabel seperti nama atau alamat dan lainnya agar saat di klik jadi otomatis maka klik Insert Marge Field ~ Nama ~ Insert
• Setelah selesai kamu ketik maka silahkan cek dengan klik Preview Results dan klik tombol segitiga petunjuk disamping nya da klik
• Terakhir silahkan simpan dokumen dengan cara
  • Klik Finish & Marge
  • Lalu pilih Print Documents dan klik OK
  • Lalu pilih Microsoft print to PDF
  • damn klik ok
• Untuk mengirim lewat email maka langkah – langkah yang harus kamu lakukan yaitu dengan cara:
  • Klik Finish & Marge
  • Lalu pilih Print Documents dan klik OK
  • Tulis subject email
  • damn klik ok
  • Kamu akan masuk di Ms Outlook

Tujuan membuat Mail marge

Setelah kamu menyelesaikan tugas membuat Mail Marge, maka tentunya kamu akan mengetahui apa tujuan utama membuat mail Marge. Tujuan utama dari membuat mail Marge yaitu

• Membuat dokumen yang isinya sama dalam jumlah banyak, dan akan dikirim pada orang banyak
• Mengirim dokumen atau surat secara masal dalam waktu yang singkat dan cepat
• Membuat dokumen atau surat yang sama dalam jumlah yang banyak

Akhir Kata

Demikian informasi mengenai cara membuat mail merge di word atau excel. Semoga dengan informasi yang saya sampaikan bermanfaat untuk kamu semua dimana pun kamu berada.