Menggunakan telepon kantor mungkin terlihat sederhana, tetapi ada beberapa fitur dan etiket yang perlu dipahami untuk memastikan komunikasi berjalan lancar dan profesional.
Dalam artikel ini, kami akan membahas langkah-langkah dasar, fitur penting, serta tips etiket yang akan membantu Anda menggunakan telepon kantor dengan efektif.
Cara Menggunakan Telepon Kantor
Berikut adalah langkah-langkah cara menggunakan telepon kantor dengan mudah bagi pemula yang belum pernah menggunakannya sama sekali.
1. Mengenal Perangkat Telepon Kantor
Sebelum mulai menggunakan telepon kantor, penting untuk mengenal perangkat tersebut. Berikut adalah komponen dasar dari telepon kantor:
- Handset: Alat untuk mendengar dan berbicara.
- Keypad: Tombol angka untuk memasukkan nomor telepon.
- Display: Layar yang menampilkan informasi panggilan.
- Fitur Tombol: Tombol untuk fungsi khusus seperti “Hold,” “Transfer,” “Mute,” dan lainnya.
- Speakerphone: Fitur yang memungkinkan percakapan tanpa harus mengangkat handset.
2. Langkah-langkah Dasar Menggunakan Telepon Kantor
2.1. Mengangkat Telepon
Untuk mengangkat telepon, Anda cukup mengangkat handset atau menekan tombol “Speaker” jika ingin menggunakan speakerphone.
2.2. Membuat Panggilan
- Angkat Handset: Atau tekan tombol “Speaker.”
- Masukkan Nomor: Gunakan keypad untuk memasukkan nomor telepon yang ingin Anda hubungi.
- Tunggu Tersambung: Tunggu sampai panggilan tersambung dan mulai berbicara.
2.3. Menerima Panggilan
- Dering: Ketika telepon berdering, angkat handset atau tekan tombol “Answer.”
- Jawab dengan Sopan: Ucapkan salam dan identifikasi diri Anda, misalnya “Selamat pagi, ini [Nama], ada yang bisa saya bantu?”
2.4. Mengakhiri Panggilan
Setelah percakapan selesai, letakkan handset kembali ke tempatnya atau tekan tombol “End Call” jika menggunakan speakerphone.
3. Fitur Penting Telepon Kantor
3.1. Hold
Fitur “Hold” digunakan untuk menahan panggilan sementara. Tekan tombol “Hold” untuk menahan panggilan dan tekan kembali untuk melanjutkan percakapan.
3.2. Transfer
Untuk mentransfer panggilan ke rekan kerja:
- Tekan tombol “Transfer.”
- Masukkan nomor ekstensi rekan kerja.
- Tunggu hingga rekan kerja menjawab, lalu jelaskan panggilan sebelum Anda menekan “Transfer” lagi untuk menyelesaikan.
3.3. Mute
Tombol “Mute” digunakan untuk menonaktifkan mikrofon sementara sehingga lawan bicara tidak bisa mendengar Anda.
3.4. Redial
Fitur “Redial” memungkinkan Anda untuk memanggil kembali nomor terakhir yang dihubungi dengan cepat.
4. Etiket Menggunakan Telepon Kantor
- Bersikap Sopan: Mulailah setiap panggilan dengan salam dan perkenalan diri.
- Tunggu Respon: Jangan langsung berbicara tanpa memberikan kesempatan kepada penerima panggilan untuk merespon.
- Hindari Suara Bising: Pastikan lingkungan sekitar Anda tidak terlalu bising saat menerima atau melakukan panggilan.
- Gunakan Fitur Hold dengan Bijak: Jangan biarkan penelepon menunggu terlalu lama saat ditahan.
- Jangan Gunakan Speakerphone untuk Panggilan Pribadi: Speakerphone sebaiknya digunakan hanya untuk percakapan yang relevan dengan pekerjaan, terutama jika berada di ruang bersama.
Kesimpulan
Menggunakan telepon kantor dengan efektif memerlukan pemahaman terhadap perangkat dan etiket yang tepat. Dengan mengikuti panduan ini, Anda dapat memastikan komunikasi yang lebih profesional dan efisien di tempat kerja.
Pastikan untuk selalu bersikap sopan dan bijak dalam setiap panggilan yang Anda lakukan atau terima. Semoga panduan ini membantu Anda dalam mengoptimalkan penggunaan telepon kantor di lingkungan kerja Anda!