Mengapa Ada Surat Dinas Selain Surat Pribadi Sebagai Alat Korespondensi

Mengapa ada surat dinas selain surat pribadi sebagai alat korespondensi? Bukankah keduanya sama-sama merupakan jenis surat dan bisa digunakan untuk tujuan yang sama?

Surat dinas dan surat pribadi memang sama-sama merupakan alat komunikasi, namun keduanya memiliki banyak perbedaan yang mendasar baik tujuan pembuatan ataupun kekuatannya.

Surat dinas memiliki kekuatan lebih tinggi dari pada surat pribadi digunakan sebagai alat korespondensi ataupun untuk perjalanan kerja resmi.

Apa itu Surat Dinas dan Surat Pribadi?

Surat dinas adalah surat yang dibuat dan diterbitkan oleh instansi kedinasan ke perseorangan ataupun instansi tertentu untuk tujuan kedinasan.

Sedangkan surat pribadi adalah surat yang dibuat oleh perseorangan untuk berkomunikasi dengan orang lain secara pribadi dan bersifat tidak resmi.

Dari definisi nya saja kita bisa tahu tujuan dari pembuatan surat dinas dan surat pribadi. Meski keduanya merupakan alat komunikasi tapi terlihat begitu berbeda.

Alasan Mengapa Ada Surat Dinas Selain Surat Pribadi Sebagai Alat Korespondensi

Ada beberapa alasan mengapa ada surat dinas selain surat pribadi sebagai alat korespondensi, di antaranya yaitu:

1. Lebih Formal

Surat dinas lebih formal ketimbang menggunakan surat pribadi. Ketika akan melakukan perjalanan dinas, maka surat yang digunakan adalah surat dinas.

Karena lebih formal, maka surat dinas lebih bagus dijadikan alat korespondensi.

2. Lebih Selaras dengan Tujuan Dinas

Jika kamu akan melakukan perjalanan dinas maka surat yang seharusnya kamu bawa adalah surat dinas bukan surat pribadi. Surat dinas dibuat memang untuk perjalanan dinas.

Semua kebutuhan yang kamu perlukan akan di cover dengan baik di surat dinas. Sehingga perjalanan kamu akan berjalan dengan baik dan terhindar dari hal yang tidak kamu inginkan.

3. Lebih Praktis

Surat dinas dinilai lebih praktis karena memiliki informasi yang lengkap. Semua hal yang berkaitan dengan perjalanan dinas akan dijelaskan secara rinci di sini.

4. Dapat Diarsipkan

Selain itu alasan lain mengapa ada surat dinas selain surat pribadi sebagai alat korespondensi adalah karena surat dinas bisa diarsipkan dengan baik.

Surat dinas memiliki data tanggal, lembaga pembuat hingga tujuan dinas serta instansi tujuan perjalanan dinas dijelaskan. Hal ini memuat data lengkap sehingga bisa di jadikan data arsip.

5. Lebih Terjamin

Karena dibuat oleh lembaga kedinasan, maka sudah pasti kerahasiaan dari surat dinas ini tentu akan jauh lebih terjamin. Semua data bersifat rahasia tidak semua orang bisa dan boleh membukanya.

Tujuan Pembuatan Surat Dinas & Pribadi

Surat dinas memiliki tujuan tertentu yang berbeda dengan surat pribadi. Inilah yang menjadi alasan kenapa harus menggunakan surat dinas.

1. Tujuan Pembuatan Surat Dinas

Adapun tujuan pembuatan surat dinas, yaitu:

• Sebagai surat pemberian izin juga surat pengambilan keputusan
• Sebagai arsip penting yang diperlukan suatu instansi tertentu
• Sebagai bukti terhadap perkembangan suatu instansi
• Sebagai surat perjanjian
• Sebagai surat himbauan kepada masyarakat sekitar

2. Tujuan Pembuatan Surat Pribadi

Sedangkan surat pribadi memiliki tujuan berikut:

• Berkomunikasi dengan orang tertentu
• Bersifat pribadi
• Menceritakan hal-hal personal

Ciri-Ciri Surat Dinas & Surat Pribadi

Ada beberapa ciri yang juga menjadi pembeda antara surat pribadi dan jua surat dinas. Dari ciri-ciri ini kamu bisa membedakan antara surat dinas dan surat pribadi.

1. Ciri Surat Dinas

Adapun beberapa ciri-ciri surat dinas, di antaranya yaitu:

• Tertulis nama instansi atau lembaga pada bagian kop surat
• Penggunaan bahasa baku sesuai EYD
• Terdapat tanda bukti instansi berupa stempel
• Tercantum nomor keluarnya surat
• Terdapat salam sebagai pembuka ataupun penutup

2. Ciri Surat Pribadi

Sedangkan ciri surat pribadi, yaitu:

• Bersifat personal
• Pembahasan tentang masalah pribadi
• Menggunakan bahasa santai
• Tidak menggunakan format resmi

Syarat-Syarat Surat Dinas

Di samping itu, surat dinas juga harus memenuhi syarat berikut:

• Perihal yang ingin disampaikan tertulis secara singkat, jelas, dan padat
• Penggunaan bahasa dengan bahasa baku atau resmi, tidak terbeli-belit, dan sopan
• Format surat dinas telah mengandung unsur yang diperlukan

Unsur-Unsur Surat Dinas

Surat dinas memiliki beberapa unsur yang menyusun nya, seperti berikut ini nih:

1. Kop atau kepala surat

Kop surat terletak pada bagian awal atau teratas dalam surat dinas. Kop surat mencantumkan nama instansi, alamat instansi dan logo instansi.

2. Tanggal surat

Terletak di sebelah kiri bawah kop surat. Mengandung tanggal pembuatan surat.

3. Nomor surat

Terletak di sebelah kanan bawah kop surat. Mengandung nomor berisi kode pembuatan, tanggal dan tahun.

4. Lampiran

Lampiran berupa lembar tambahan sebagai penjelasan dari lembar pertama (surat). Namun, bila tidak ada diberi tanda strip (-).

5. Hal atau Perihal

Perihal berisi tentang hal yang ingin disampaikan. Misal pemberian izin, permohonan peresmian, permohonan kerja sama dsb.

6. Alamat yang Dituju

Alamat berisi tujuan surat yang akan dikirimkan.

7. Salam Pembuka

Salam pembuka berisi salam sebagai awal pembukaan surat, misal “Assalamualaikum Wr. Wb.”, “Selamat pagi dan salam sejahtera”.

8. Isi Surat

Isi surat mengandung inti pembahasan penerbitan surat kepada instansi yang dituju.

9. Salam Penutup

Salam penutup berisi salam yang menandakan telah selesainya isi surat. Misalnya “Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan untuk dilaksanakan.”

10. Jabatan Pengirim Surat

Pengirim surat beserta jabatannya ditulis di sebelah kiri bawah dari salam penutup.

11. Tembusan Surat

Pengirim surat mendapat tebusan pengiriman sebagai bukti kebenaran surat. Misal tembusan dari Kepala sekolah, ketua RT, Lurah, Walikota.

Kesimpulan

– Mengapa ada surat dinas selain surat pribadi sebagai alat korespondensi?

Alasannya adalah: karena surat dinas (surat resmi) merupakan surat yang diterbitkan oleh pemerintah, instansi swasta, organisasi atau lembaga resmi.
Dan surat dinas ditujukan kepada suatu instansi, sehingga berbeda dengan surat pribadi.

– Siapa yang diperbolehkan menulis surat dinas?

Surat dinas ditulis oleh suatu instansi pemerintah, instansi swasta, organisasi atau lembaga resmi.